Fóðurblandan ehf., Korngörðum 12, 104 Reykjavík, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem unnar eru hjá félaginu þar sem það ákveður aðferðir og tilgang við vinnslu persónuupplýsinga og ber ábyrgð á meðferð og öryggi upplýsinganna. Hjá Fóðurblöndunni er lögð rík áhersla á vernd persónuupplýsinga og að vinnsla þeirra samrýmist persónuverndarlöggjöfinni um m.a. lágmörkun gagna og að vinnsla sé sanngjörn, lögmæt og gagnsæ.
Með persónuverndarstefnu þessari eru viðskiptavinir og tengiliðir sem þar starfa svo og tengiliðir hjá birgjum upplýst um vinnslu persónuupplýsinga í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og almennu persónuverndarreglugerðina 2016/679.
Persónuverndarstefna þessi er endurskoðuð reglulega og eftir því sem ástæða er til í þeim tilgangi að tryggja að með henni sé veitt fullnægjandi fræðsla um vinnslu Fóðurblöndunnar á persónuupplýsingum á hverjum tíma.
Persónuupplýsingar og grundvöllur vinnslu
Við söfnum, vinnum og varðveitum persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvert samband þitt er við okkur, eðli viðskiptasambands. Með persónuupplýsingum er átt við hvers kyns upplýsingar sem rekja má til einstaklings hvort sem um sé að ræða auðkenni einstaklings eða margþættar upplýsingar sem í heild það að verkum að rekja má þær til ákveðins einstaklings. Hafi upplýsingar eða gögn verið gerð ópersónugreinanleg teljast þau ekki til persónuupplýsinga. Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við hvers konar aðgerðir eða röð aðgerða með upplýsingarnar, þ.m.t. söfnun þeirra, miðlun, varðveislu, flokkun, aðlögun, notkun og eyðingu.
Persónuupplýsingar eru ávallt unnar á grundvelli heimilda persónuverndarlaga og í skilgreindum tilgangi. Vinnsla persónuupplýsinga fer fram skýrum lögmætum og sanngjörnum tilgangi og er sanngjörn og gagnsæ. Þess er gætt að vinnslan sé nægjanleg og viðeigandi miðað við tilganginn og sé ekki meiri en nauðsynlegt er miðað við tilgang hennar. Við munum ekki vinna persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en lá að baki upphaflegri söfnun þeirra nema við metum aðra vinnslu sanngjarna og samrýmanlega upphaflegum tilgangi vinnslunnar og er í samræmi við heimildir okkar að lögum til frekari vinnslu.
Samstarfsaðilar, viðskiptavinir og birgjar, almennt
Fóðurblandan vinnur með tengiliðaupplýsingar samstarfsaðila, viðskiptavina og birgja sem og tengiliðaupplýsingar forsvarsmanna slíkra aðila til að geta auðkennt aðila og haft samband við þá. Jafnframt er haldið utan um samskiptasögu, viðskipta- og greiðslusögu og reikningsupplýsingar, þ.m.t. kortanúmer, vegna viðskiptamannabókhalds til reikningaútgáfu, til að efna samninga og veita umbeðna þjónustu, þ.m.t. að afhenda vörur. Vinnsla þessi er nauðsynleg til að efna samninga Fóðurblöndunnar við umrædda aðila eða til að koma slíkum samningum á að þeirra beiðni.
Fóðurblandan vinnur einnig með tengiliðaupplýsingar viðskiptavina til að kynna tilboð og nýjar vörur sem kunna að vekja sérstakan áhuga þeirra á grundvelli samþykkis þeirra eða eftir atvikum lögmætra hagsmuna félagsins. Jafnframt er unnið með upplýsingar í þeim tilgangi að senda tengiliðum og viðskiptavinum fréttabréf og almennar upplýsingar og til þess að félagið geti veitt viðskiptavinum sínum persónulegri þjónustu.
Rafræn vöktun í húsnæði Fóðurblöndunnar
Í húsnæði aðalskrifstofu félagsins fer fram rafrænt myndavélaeftirlit, þ.á m. við innganga í húsnæðið. Þau svæði sem eru vöktuð eru sérstaklega merkt með þar til gerðum merkingum. Umrædd vöktun fer fram á grundvelli lögmætra hagsmuna Fóðurblöndunnar í eigna- og öryggisvörsluskyni.
Notkun á vefsíðu Fóðurblöndunnar
Svokölluð fótspor (e. cookies), IP-tölur og aðrar upplýsingar tengdar tæki viðskiptavina, eru notaðar til að telja heimsóknir á vefinn og fylgjast með notkun viðskiptavina á vefnum og vefversluninni í þeim tilgangi að bæta vefinn, vefverslunina og þjónustu til viðskiptavina. Það er stefna félagsins að nota fótspor sparlega og með ábyrgum hætti. Notendur geta stillt vafra sína þannig að þeir láti vita af fótsporum eða hafni þeim með öllu.
Ábendingar og skilaboð í gegnum vefsíðu
Á vefsíðu Fóðurblöndunnar er hægt að koma að ábendingum og skilaboðum til starfsmanna og einstakra deilda. Við óskum eftir nafni og netfangi þeirra sem vilja koma að slíkum ábendingum og skilaboðum þannig að hægt sé svara erindinu.
Umsækjendur um störf hjá Fóðurblöndunni
Félagið vinnur með ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað fyrir mismunandi störf og kann vinnsla og söfnun því að fara eftir eðli starfs.
Í tengslum við öll störf vinnur félagið með tengiliðaupplýsingar umsækjenda, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer, upplýsingar um menntun og starfsreynslu, tungumála- og tölvukunnáttu auk annarra upplýsinga sem umsækjendur velja að afhenda með umsókn sinni. Komist umsækjandi áfram í viðtal vinnur félagið jafnframt með þær upplýsingar sem fram koma um umsækjanda í því viðtali og eftir atvikum frá meðmælendum.
Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda er nauðsynleg svo félagið geti lagt mat á umsókn og valið hæfasta umsækjandann til að gegna viðkomandi starfi. Vinnslan er því nauðsynleg í því skyni að gera ráðstafanir að beiðni umsækjenda áður en samningur er gerður.
Uppruni persónuupplýsinga og miðlun þeirra
Persónuupplýsingar sem við vinnum með er oftast safnað frá viðskiptavinum sjálfum þegar hann ákveður að eiga viðskipti við Fóðurblönduna, eða nýta sér þjónustu fyrirtækisins á einhvern hátt, eftir atvikum í gegnum vefverslun. Í einhverjum tilfellum kunna upplýsingar að koma frá öðrum eins og þjóðskrá eða öðrum opinberum aðilum. Í þeim tilvikum þar sem upplýsingar eru fengnar frá öðrum aðilum eða öðrum leiðum en fjallað er um hér á eftir mun Fóðurblandan upplýsa viðskiptavini um það í samræmi við skyldur samkvæmt persónuverndarlögum. Persónuupplýsingum er einnig miðlað til annarra aðila í lögmætum tilgangi og í samræmi við heimildir félagsins eins og nánar verður fjallað um síðar.
Uppruni persónuupplýsinga
Oftast er persónuupplýsingunum safnað beint frá viðskiptamönnum. Dæmi um slíka upplýsingasöfnun eru: upplýsingar sem látnar eru Fóðurblöndunni í té vegna viðskipta og þjónustu; upplýsingar sem safnast með almennri rafrænni vöktun eins og myndavélavöktun þar sem fylgt er tilhlýðilegum öryggisráðsstöfunum og merkingum.
Við skráum einnig upplýsingar sem upprunnar eru frá þriðja aðila eftir atvikum, t.d. þjóðskrá eða öðrum opinberum aðilum.
Miðlun persónuupplýsinga
Fóðurblandan mun einungis deila persónuupplýsingum þínum með aðilum í samræmi við lögmæta þörf slíkra aðila fyrir upplýsingarnar og heimildir félagsins.
Einnig kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað til þriðja aðila til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum, dómsúrskurði eða eftirlitsheimildum eftirlitsstofnana. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsfólks, viðskiptavina eða annarra.
Fóðurblandan kann að miðla persónuupplýsingum um viðskiptavini til þjónustuaðila félaganna í málum er tengjast þeim og eftir atvikum öðrum verkefnum félagsins. Er hér aðallega átt við þjónustuaðila eins og fjármálastofnanir, innheimtuaðila, lögmenn, endurskoðendur eða aðra sérfræðinga. Í flestum tilfellum eru viðkomandi sérfræðingar sjálfir ábyrgðaraðilar að þeirri vinnslu sem fram fer á þeirra vegum en í þeim tilvikum þar sem þeir teljast vera vinnsluaðilar eru gerðir vinnslusamningar um vinnslu persónuupplýsinga sbr. síðari umfjöllun. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.
Hversu lengi varðveitir Fóðurblandan persónuupplýsingarnar?
Fóðurblandan varðveitar einungis persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Fóðurblandan varðveitir almennt ekki persónuupplýsingar lengur en fimm ár eftir að viðskiptasambandi lýkur, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum, m.a. eins og félaginu er nauðsynlegt til að geta stofnað, haft upp eða varist réttarkröfu.
Allar persónupplýsingar sem eru hluti af geymsluskyldum bókhaldsgögnum samkvæmt bókhaldslögum eru varðveittar í 7 ár í samræmi við bókhaldslög.
Gögn sem safnast vegna rafrænnar vöktunar eru vistuð í samræmi við ákvæði reglna Persónuverndar nr. 837/2006.
Hvernig tryggir Fóðurblandan öryggi persónuupplýsinga um viðskiptavini sína?
Fóðurblandan leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar í kerfum félagsins þar sem aðgangur er takmarkaður við þá sem nauðsynlega þurfa að hafa aðgang að gögnum vegna starfa sinna. Þá eru tölvukerfi varin með viðeigandi hætti og eru þau uppfærð og vöktuð í þeim tilgangi að tryggja öryggi.
Þá stuðlar félagið að virkri öryggisvitund starfsmanna með viðeigandi fræðslu og þjálfun varðandi öryggi við vinnslu persónuupplýsinga.
Réttindi þín vegna vinnslu persónuupplýsinga
Réttindi þín í tengslum við vinnslu Fóðurblöndunnar á persónuupplýsingum þínum grundvallast á persónuverndarlöggjöfinni. Verður hér gerð stuttlega grein fyrir helstu réttindum þínum og mögulegum takmörkunum þeirra. Vakin er athygli á að félaginu kann að vera skylt að lögum að hafna beiðnum þínum eða kröfum á grundvelli réttinda þinna vegna réttinda annarra eða samnings- eða lagaskyldna félagsing.
Hafir þú fyrirspurnir um réttindi þín getur þú haft samband með tölvupósti í netfangið fodur@fodur.is eða við þá deild Fóðurblöndunnar sem hefur viðkomandi vinnslu með höndum eftir atvikum.
Aðgangs- og upplýsingaréttur
Þú átt rétt á að fá aðgang og að meginreglu afrit af persónuupplýsingum þínum. Rétturinn til aðgangs getur í undantekningartilvikum ekki átt við vegna hagsmuna annarra sem taldir eru vega þyngra en réttur þinn til slíks aðgangs. Þú getur jafnframt óskað eftir frekari upplýsingum um vinnslu á persónuupplýsingum þínum og átt eftir atvikum rétt á slíkum upplýsingum, til að mynda um miðlun þeirra og notkun. Þú átt ávallt rétt á að upplýsingabeiðni þín sé skoðuð og afgreidd með málefnalegum hætti og innan eðlilegs tíma, þó að því tilskyldu að beiðni þín sé ekki verulega óhófleg eða bersýnilega lögð fram í þeim tilgangi að valda röskun á starfsemi.
Réttur til leiðréttingar á röngum persónuupplýsingum.
Mikilvægt er að persónuupplýsingar séu réttar og uppfærðar. Þú getur því óskað eftir að persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar ef þú telur þær rangar eða villandi.
Réttur til að persónuupplýsingum sé eytt
Þú getur óskað eftir að persónupplýsingum þínum sé eytt ef þú telur að Fóðurblandan hafi ekki þörf fyrir þær lengur eða hafi engar lögmætar ástæður eru til geymslu upplýsinganna. Komi slík beiðni fram verður hún tekin til skoðunar og verður þú í framhaldinu upplýst/ur um hvort að upplýsingunum hafi verið eytt eða eftir atvikum um ástæður þess að réttur þinn er ekki talinn vera fyrir hendi eftir atvikum.
Réttur til að draga samþykki til baka
Í sumum tilfellum vinnum við persónupplýsingar þínar á grundvelli samþykkis þíns fyrir slíkri vinnslu.
Í slíkum tilfellum átt þú rétt á að draga samþykki þitt til baka og mun félagið þá ekki vinna frekar þær upplýsingar sem unnar voru á grundvelli samþykkis þíns.
Réttur til að andmæla vinnslu og krefjast tímabundinnar takmörkunar
Þú getur átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga sem unnar eru á grundvelli lögmætra hagsmuna Fóðurblöndunnar eða þriðja aðila teljir þú að vinnsla persónuupplýsinganna hafi neikvæð áhrif á grundvallarréttindi þín og persónuvernd sem vegi þyngra en lögmætir hagsmunir félagsins eða þriðju aðila af vinnslunni. Þú getur jafnframt átt rétt á að krefjast tímabundinnar takmörkunar á slíkri vinnslu á meðan andmæli þín eru tekin til skoðunar og afgreiðslu.
Þú átt einnig rétt á að andmæla vinnslu persónupplýsinga þinna í beinum markaðslegum tilgangi, þ.m.t. gerð persónusniðs, og átt rétt á að slíkri vinnslu verði hætt í kjölfar andmæla þinna.
Réttur til að flytja eigin gögn
Þú getur átt rétt á að krefjast flutnings á persónuupplýsingum þínum til annars aðila en það getur átt við persónuupplýsingar sem unnar eru á grundvelli samþykkis þíns eða á grundvelli þess að vinnslan hafi verið nauðsynleg til að uppfylla samning sem þú ert aðili að.
Réttur til að kvarta yfir vinnslu
Ef þú telur að Fóðurblandan hafi unnið persónuupplýsingar þínar án lagaheimildar til slíkrar vinnslu eða að öðru leyti í andstöðu við persónuverndarlög eða hafi með ólögmætum hætti hafnað beiðnum þínum um að nýta réttindi þín á grundvelli persónuverndarlaganna getur þú tilkynnt það til Persónuverndar og eftir atvikum kvartað með formlegum hætti. Upplýsingar um Persónuvernd getur þú nálgast á vefsíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.
Endurskoðun persónuverndarstefnu
Fóðurblandan yfirfer persónuverndarstefnu þessa með reglubundnum hætti og eftir því sem tilefni er til í þeim tilgangi að tryggja að hún endurspegli vinnslu á persónuupplýsingum viðskiptavina með sem réttustum hætti á hverjum tíma.
Persónuverndarstefna þessi var síðast uppfærð og endurskoðuð í heild sinni þann 13. apríl 2021.
